SUMMITWEEKS PERSONUPPGIFTSPOLICY 

Denna policy är framtagen av Summitweek och gäller då vi skriver “vi”, “oss”, “vår” eller ”Summitweeks”  och gäller för alla våra kunder, leverantörer och samarbetspartners.   

 

1. Om Summitweek 

Summitweek är en ledande nordisk skidresearrangör med fokus på resmål i alperna. Summitweek lever för skidåkning och har en lång historia av att erbjuda våra gäster det bästa alperna har att erbjuda.  

För att kunna driva vår verksamhet lagrar Summitweek personuppgifter med avseende att kunna arbeta som skidresebyrå enligt denna policy. Summitweek är ansvariga för att behandla data och information enligt ovan.  

Om du har frågor gällande denna policy eller gällande hur vi lagrar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss:  

Summitweek 

Nørre Voldgade 90, 1. sal

1358 København K

E-mail: gdpr@skinetworks.com

 

2. Datasäkerheten är viktig för oss 

För oss är ansvarsfull hantering av personuppgifter som samlats in som en del av verksamheten avgörande för våra affärsmål och vårt rykte. Denna sekretesspolicy förklarar hur din personliga information samlas in och används när du är kund, leverantör eller samarbetspartner hos/med Summitweek och hur du kan få inblick i din personliga information som lagrats. 

 

3. Vad är personuppgifter? 

Personuppgifter är information om en identifierad eller identifierbar fysisk person.  

En identifierbar fysisk person är en person som kan identifieras direkt eller indirekt, bland annat genom ett identifikationsnummer eller ett eller flera föremål som är specifika för en viss persons identitet. 

 

4. Vilka personuppgifter sparas och varför 

De personuppgifter vi behåller används i förbindelse med dig som kund och driften av Summitweek som verksamhet. Personuppgifterna kan variera beroende på om du är kund, leverantör eller samarbetspartner. Generellt beskrivet är det uppgifter gällande kundadministration, leverantörsadministration och uppgifter rörande Summitweeks rättigheter och förpliktelser.   

Att inte lämna ut dina personuppgifter kan innebära att Summitweek inte kan uppfylla sina skyldigheter angående ett kund- eller leverantörsförhållande. 

Summitweek samlar och behandlar endast normal/vanlig personinformation. Vid bokning av en resa kan det emellertid vara nödvändigt för oss att behandla mer känsliga personuppgifter (såsom personnummer, information om specialkost eller information om behov av specialhjälp). 

 

Summitweek samlar normalt in följande information:  

4.1 Information om våra kunder   

Information som du lämnar till oss när du bokar en resa eller skapar en reseprofil med oss online via hemsidan eller genom att kontakta säljare/resebokare, kontaktinformation (förnamn, mellannamn, efternamn, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer för användning av visumansökningar, passnummer, bankuppgifter, kreditkortsinformation, information som du ger oss i förhållande till dina preferenser inför resan (exempel information om särskild kost, om du behöver särskild hjälp med handikapp eller annan sjukdom), medicinsk information (används för skidsemestrar), uppgifter om längd, vikt, kläder och skostorlek (som används vid beställning av utrustning), syftet med resan, information om vilket språk du talar, medborgarskap, information gällande preferenser när det gäller marknadsföring eller kommunikation, samt information som du lämnar till oss om du kontaktar oss gällande ett problem eller din kundrelation med oss. 

Summitweek kan också få kreditinformation från kreditbyråer för att bedöma din ekonomiska hälsa och kreditvärdighet i förbindelse med din kundrelation. 

 

4.2 Uppgifter gällande våra leverantörer och samarbetspartners 

Information som du lämnar i samband med ingåendet av ett leverans- eller samarbetsavtal, inklusive kontaktuppgifter (arbete, jobbtitel, förnamn, mellannamn, efternamn, adress, telefonnummer och e-postadress), information du lämnar om dina preferenser i samband med marknadsföring eller kommunikation samt information som du ger oss om du kontaktar oss med en fråga för att rapportera ett problem eller när du kontaktar oss som en del av vårt samarbete. 

 

5. Vad använder vi dina personuppgifter till? 

Summitweek använder endast din personliga information för att uppfylla de ändamål som anges nedan. Observera att det inte behöver vara alla angivna ändamål, kategorier av information, eller typer av informationsbehandling som gäller för dig.  

Summitweek använder endast din personliga information i den utsträckning som är nödvändig för förhållandet till dig som kund, leverantör eller samarbetspartner (med hänsyn till alla intressen i varje enskilt fall) eller enligt gällande lag. 

 

5.1 Kundadministration 

Summitweek behandlar dina personuppgifter vid skapandet av en kundprofil samt vid den löpande administrationen av din kundrelation med Summitweek, inklusive bokning av resor och leverans av våra övriga produkter (t.ex. reseförsäkring), upprätthållande av vår databas, kreditvärdering, fakturering, inkasso, marknadsföring, statistik etc. All statistik och analys utformas i anonymt format och innehåller inte information som direkt kan tillskrivas dig som person.

 

5.2 Administration av leveranrs– och samarbetsförhållanden 

Summitweek behandlar dina personuppgifter i samband med administration av leverantör och/eller partnerskap där du är leverantör/samarbetspartner (eller är kontaktperson med en leverantör/samarbetspartner som Summitweek arbetar med som led i vår verksamhet).  

 

5.3 Överensstämmelse med gällande lagar och regler  

Summitweek behandlar din personliga information i enlighet med lagar och förordningar som Summitweek är ålagd för att driva sin verksamhet och för att uppfylla olika rapporterings- och upplysningsplikter enligt gällande lagar och förordningar. 

Summitweek använder inte dina personuppgifter för att fatta beslut endast baserat på automatisk behandling, inklusive profilering. 

Summitweek strävar efter att säkerställa att all personlig information vi behandlar är korrekt och aktuell. Vi ber dig därför att alltid meddela oss om ändringar i dina personliga omständigheter (t.ex. byte av adress eller betalningsinformation) så att vi kan se till att dina personuppgifter alltid är korrekta och aktuella. Om du har skapat en reseprofil hos oss ber vi dig att logga in på din profil och uppdatera den vid eventuella ändringar. 

 

6. Rättslig grund för behandling av dina personuppgifter 

Summitweek behandlar informationen om dig på något av följande grunder: (1) ditt samtycke, (2) ingående eller utförande av avtal med Summitweek, (3) övervägandet av Summitweeks legitima intressen, dvs. de syften som beskrivs ovan, (4) fullgörandet av en lagstadgad skyldighet enligt Summitweek, (5) skyddet av din eller någon annan fysisk persons livsviktiga intressen, (6) behandling är nödvändig för att den är lagligt bestämd, verkställd eller försvarad, och (7) behandling är nödvändig för att följa Summitweeks eller dina arbets-, hälso- och socialrättsklausuler som följer av nationell lagstiftning eller EU-lagstiftning. Dessutom kan det finnas situationer där vi behandlar din personliga information med hänsyn till tredje parternas legitima intressen med hänsyn till ovan angivna syften om inte hänsyn tas till dina intressen. 

 

7. Delning av personuppgifter 

Summitweek lämnar endast ut information i den utsträckning som är högst nödvändig för verksamheten och för att leverera din resa och eventuella andra produkter du köpt hos oss i samband med det. 

Summitweek skickar normalt persondata till följande mottagare när du beställer en resa och relaterade produkter: 

 

7.1 Global Distribution System (GDS) 

Ett GDS är ett IT-nätverkssystem som ägs eller drivs av ett företag som möjliggör transaktioner mellan leverantörer i resebranschen, främst flygbolag, hotell, biluthyrningsföretag och resebyråer. En GDS förbinder tjänster, priser och bokning genom att konsolidera produkter över de tre resesektorerna, dvs. flygbokningar, hotellbokningar och biluthyrning. 

 

7.2 Flygbolag 

Summitweek lämnar dina personuppgifter till flygbolagen när du bokar din resa. För att boka ditt flyg ska vi normalt ge information om förnamn, mellannamn, efternamn, avgångsflygplats, destination, avgång och returdatum, bonuskortnummer, speciella önskemål för din resa inklusive bokning av specialkost under flygning samt om du behöver specialhjälp på planet eller på flygplatsen.  

Vid resor till speciella destinationer kan vi även ge information om ditt passnummer till flygbolaget. 

 

7.3 Hotell 

Summitweek skickar personuppgifter till de hotell som du kommer använda på din resa. För att boka ditt hotell ska vi normalt ge information om förnamn, mellannamn, efternamn, destination, ankomst- och avresedatum, rumskategori, bonuskortnummer, speciella önskemål för din resa, inklusive bokning av specialkost för vistelsen samt om du behöver specialhjälp på hotellet i samband med handikapp eller sjukdom.  

 

7.4 Biluthyrningsfirmor 

Summitweek skickar personlig information till biluthyrningsföretag om du önskar hyra ett fordon under din resa. För att boka din hyrbil ska vi normalt ge information om förnamn, mellannamn, efternamn, hämtningsplats, hyrestid, fordonskategori, bonuskortnummer, speciella önskemål om hyran av fordonet, inklusive speciella åtgärder avseende funktionshinder eller sjukdom, barnstolar etc. 

 

7.5 Bussbolag 

Summitweek skickar personuppgifter till bussföretag om du ska åka buss som en del av din resa. För bokning av din bussresa tillhandahåller vi vanligtvis information om förnamn, mellannamn, efternamn, hämtningsplats, datum och tid för buss, destination och speciella önskemål för bussresa, inklusive bokning av specialmenyalternativ under bussturen och eventuellt behöver specialhjälp under bussturen på grund av handikapp eller sjukdom. 

 

7.6 Rederier 

Summitweek skickar personuppgifter till rederier om du åker på kryssningsfartyg som en del av din resa. För att boka din skeppsresa ger vi vanligtvis information om förnamn, mellannamn, efternamn, destination, resväg, datum och tid för avgång och avresa samt speciella önskemål i samband med kryssningen, inklusive bokning av specialmenyer under segling och möjligtvis behov av särskild hjälp vid segling på grund av handikapp eller sjukdom. 

 

7.7 Bedbanks 

En bedbank är ett IT-nätverkssystem som ägs eller drivs av ett företag som möjliggör transaktioner mellan leverantörer i resebranschen, främst hotell och resebyråer eller slutkunder. Summitweek skickar personuppgifter till bedbanks för att boka de hotell som du ska använda på din resa. För att boka ditt hotellrum genom en bedbank ger vi vanligtvis information om förnamn, mellannamn, efternamn, destination, ankomst- och avresedatum, rumskategori, bonuskortnummer, speciella önskemål för din resa, inklusive bokning av specialkost under din hotellvistelse och om du eventuellt behöver specialhjälp under hotellvistelsen på grund av handikapp eller sjukdom. 

 

7.8 Resebyråer 

Om du som del av din resa ska delta på utflykter eller behöver en överföring kan Summitweek överföra personuppgifter till resebyråer. Resebyrån ansvarar för att ordna utflykten eller överföringen med de lokala leverantörerna på destinationen om du har behov för de tjänsterna. För bokning av dina utflykter, överföringar etc. tillhandahåller vi vanligtvis information om förnamn, mellannamn, efternamn, ankomstdatum och/eller avgång, typ av fordon, destination och specialkost under din hotellvistelse och om du eventuellt behöver specialhjälp under vistelsen på grund av handikapp eller sjukdom. 

 

7.9 Försäkringsbolag  

Som en del av bokningen av din resa med oss har du möjlighet att köpa en reseförsäkring och/eller en avbeställningsförsäkring. Om du vill köpa en sådan försäkring kommer vi att lämna personuppgifter till försäkringsbolaget för att teckna försäkringen hos dem. För att kunna teckna en rese- och/eller avbeställningsförsäkring tillhandahåller vi vanligtvis information till försäkringsbolaget avseende förnamn, mellannamn, efternamn, e-postadress, destination, avgångs- och returdatum och resetyp. 

 

7.10 Firmor som hyr ut utrustning  

Som en del av bokningen av din resa hos oss kan du hyra den utrustning du behöver på din resa, t.ex. skidutrustning. Om du vill hyra sådan utrustning kommer vi att lämna informationen till skiduthyrningen på ditt resmål. För uthyrning av utrustning tillhandahåller vi vanligtvis information till hyresföretaget om förnamn, mellannamn, efternamn, typ av utrustning, hämtningsplats, hyresperiod och information om höjd, vikt, kläder och skostorlek. 

 

7.11 När det gäller kvalificerade erbjudanden 

När du väljer Summitweek har du möjlighet att få ett kvalificerat erbjudande på en resa. Ett kvalificerat erbjudande är en form av erbjudande, där en preliminär bokning av den önskade resan är gjord för dig. På så sätt kan du reservera en plats på önskade avgångar i upp till tre dagar innan du bestämmer dig för att du ska göra en bokning på den preliminära bokningen eller om den ska avbokas. 

För att göra ett kvalificerat erbjudande ger vi informationen om dig och den begärda bokningen till en GDS (som nämnts ovan) som gör en preliminär bokning med flygbolaget, hotellet etc. 

Som ett resultat av förvärvet av det kvalificerade erbjudandet skickas dina personuppgifter till flera nya oberoende datakontrollanter (GDS, flygbolag, hotell etc.). Din information kan behållas av dessa mottagare efter utgången av erbjudandet – även vid avbokning av erbjudandet. 

Summitweek kan dessutom ge vidare och/eller lämna dina personuppgifter till andra leverantörer och/eller tjänsteleverantörer i förbindelse med den vardagliga driften av vår verksamhet, t.ex. i samband med extern administration av våra IT-system, analysuppgifter, marknadsföringsuppgifter, inkasso, kredit, revision, juridik, bistånd etc.  

För ytterligare upplysningar om våra leverantörers och samarbetspartners behandling och skydd av dina personuppgifter hänvisar vi till deras personuppgiftspolicy och villkor.  

Summitweek strävar efter att begränsa förmedling av personuppgifter i ett personligt format i den utsträckning det är möjligt för att begränsa de fall där information kan associeras till dig personligen.  

Summitweek förmedlar inte dina personuppgifter om inte detta är nödvändigt för att kunna utföra vår verksamhet eller uppfylla dina behov.   

 

8. Internationella överföringar av dina personuppgifter  

Summitweek förmedlar inte dina personuppgifter utanför EU.  

 

9. Dataintegritet och säkerhet  

Personuppgifter lagras inte längre än nödvändigt för att uppfylla det föremål därtill det är insamlat med mindre att det är nödvändigt att lagra uppgifterna för att uppfylla nationella lagkrav, härunder lagstadgade lagringsperioder i förbindelser med bokföring etc.  

Det är Summitweeks policy att skydda personuppgifter genom att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder. När det inte längre finns behov av dina personuppgifter kommer vi att säkra att de raderas på ett säkert sätt.  

 

10. Dina rättigheter 

Du har rätt att när som helst göra anspråk på dina rättigheter enligt gällande lagstiftning om dataskydd. Du kan bland annat ansöka om insikt i de personuppgifter som Summitweek är i besittning av samt göra en invändning mot automatiserade beslut och profilering eller mot användning av dina personuppgifter till direkt marknadsföring. Dessutom kan du anmoda om korrigering eller borttagning av eventuella okorrekta uppgifter om dig själv, dra tillbaka ett samtycke till behandling av dina personuppgifter samt göra din rätt till dataöverföring gällande.   

Om du önskar att göra en eller flera av dina rättigheter gällande, vänligen skriv till [e-mail: gdpr@skinetworks.com].  Din ansökan kommer bli behandlad i överenskommelse med den till tids gällande dataskyddslag.  

 

Klagomål till Summitweek om behandling av dina personuppgifter kan göras till:  

Datatilsynet 

Borgergade 28, 5. 

1300 København K 

E-mail: dt@datatilsynet.dk 

 

11. Uppdateringar  

Summitweek evaluerar och uppdaterar löpande denna personuppgiftspolicy. Du bör därför regelbundet gå in och kolla på denna personuppgiftspolicy för eventuella ändringar som kan ha betydelse för vår behandling av dina personuppgifter.